Что такое внутренний проект в организации

Особенности внутренних проектов

Что такое «внутренний проект»? Это проект, который выполняется собственными силами компании и для реализации которого не требуется привлечение внешних контрагентов, как участников рабочих групп проекта. Вернее, привлечение внешних контрагентов возможно, но только как ресурс или для выполнения части работ по проекту. Также внутренний проект – это проект, выполняемый для внутренних нужд компании (например, для развития организации), но не связанный с требованиями внешних заказчиков.

Все внутренние проекты можно разделить на 3 группы:

1. Коммерческие проекты – это проекты, связанные с развитием маркетинга, сопровождения продаж или обслуживания клиентов.
2. Производственные проекты – это проекты, направленные на развитие компетенций сотрудников и усовершенствование бизнес-процессов на производстве.
3. Организационные проекты – это проекты, связанные с увеличением эффективности организации или ее отдельных структур, а также с развитием систем управления.

Особенности внутренних проектов:

1. 1.   Отсутствие четкого обоснования инициации проекта.

В отличии от традиционных проектов, для инициации которых необходимо составление документации, регламентирующей требования к проекту (например, технических заданий, контрактов и т.д.), на начальной стадии внутренних проектов нет четкого понимания задач и целей проекта. Так как подобные проекты имеют межфункциональный характер, то появляется инерция, что влечет за собой формирование окончательной цели проекта после соответствующего изменения внешнего окружения проекта. На начальном этапе внутреннего проекта оценке сроков и бюджета проекта уделяется меньше внимания, чем в традиционных проектах.

1. 2.   Влияние на организационное развитие.

Реализация внутреннего проекта может привести к изменению методов выполнения работ, перераспределению функций и ролей сотрудников организации, а также к появлению новых требований и регламентов.

1. 3.   Уделение особого внимания процессу управления знаниями.

Можно получить новые знания двумя способами:

1)   Провести анализ экспериментальным путем или с помощью инструментов бенчмаркинга

2)   Использование имеющихся знаний для изменения бизнес процессов

Внутренние проекты являются одним из самых важных аспектов развития любой организации. Каждая компания стремится к росту и совершенствованию своих процессов, продуктов и услуг. Этому поможет тренинг по управлению внутренним проектами.

В отличие от внешних проектов, которые выполняются для внешних заказчиков, внутренние проекты направлены на развитие организации самой по себе. Такие проекты могут касаться различных аспектов деятельности организации, включая коммерческие проекты, связанные с маркетингом и продажами, производственные проекты, направленные на развитие компетенций на производстве и в НИОКР, организационные проекты, ориентированные на рост эффективности организации в целом или отдельной ее части, проекты, направленные на создание новых продуктов, услуг и бизнес-моделей, проекты, направленные на исследования и разработки, управление ресурсами и так далее.

Если традиционный проект сопровождается составлением особой документации, описывающей  перечень требований  к проекту, то  внутренние  проекты  могут быть  менее формализованными и менее четко обоснованными.

Внешнее или внутреннее управление проектами компании? Кому поручить наш проект?

Одним из основных недостатков  внешних является то, что во многих отношениях внешние менеджеры проектов могут быть слишком бесстрашными. Хотя они и способны объективно смотреть на бизнес и, как правило, избегают вовлечения в политику компании. Это делает их более гибкими, дает им больше свободы для принятия сложных решений и позволяет искать способы сократить расходы и оптимизировать процессы, не слишком беспокоясь о том, насколько это может раскачать лодку. При условии тщательного отбора также можно нанять извне менеджера проекта с талантом и опытом, непосредственно связанным с проектом, вместо того, чтобы полагаться просто на штатного сотрудника, который является наиболее подходящим из имеющихся сотрудников. Иногда нет никакой замены и требуется обращаться к внешнему специалисту.

Одним из основных недостатков использования внешних менеджеров проектов является то, что им иногда требуется дополнительное время для понимания внутренних процессов организации, людей и ресурсов вашей компании. Привлечение кого-то со стороны дополнительно требует обмена важными и скрытыми от посторонних данными компании с подрядчиком, который может получить глубокое представление о внутренней работе компании только для того, чтобы через несколько месяцев после окончания проекта уйти, чтобы работать с тем, кто может быть прямым конкурентом. Для некоторых компаний это не проблема. Но для компаний с высоким уровнем конфиденциальности операций или для тех, кто находится на переднем крае своей отрасли, это добавляет дополнительный уровень риска.

Существуют явные плюсы и минусы, связанные с использованием внутреннего или внешнего подхода к управлению проектами. Решение о выборе того или иного варианта в значительной степени зависит от целей и ожиданий компании, а также от других факторов, таких как денежный поток и количество квалифицированного внутреннего персонала.