Эффективный тайм менеджмент и управление временем

как поймать ускользающее время

Во всем мире (и наша страна здесь не исключение) стремительно растет спрос на тренинги по тайм менеджменту.
Рынок этих услуг обширен, но еще недостаточно структурирован.
О том, какие навыки может получить управленец на занятиях по управлению временем и как правильно выбрать бизнес тренинг, рассказывают наши эксперты.
Например, можно пройти тренинг по управлению временем - этот тренинг еще называется тайм менеджмент.

«Я очень люблю закаты. И в рабочее время по возможности, а во время отпуска - обязательно, выделяю время на созерцание заката. Хочешь - не хочешь, а процесс этот нужно планировать. Ведь я знаю, что моя любимая стадия заката в это время года в этом месте начинается, например, в 21.15 и длится не больше 25-30 минут.

Мешает ли это планирование чистоте созерцания, не обремененного мыслями, заботами и прочими помехами? Никоим образом. Наоборот, только благодаря планированию я могу выделить нужное количество времени на закат, несмотря на загруженность делами, и самое главное - во время созерцания отключиться от всех посторонних мыслей и забот, зная, что остальные задачи и проблемы - под контролем.

У древних отцов-аскетов, оставивших нам богатейшее наследство методов самосовершенствования, была в числе прочих такая формулировка монашеского делания: «Внимание к себе и память смертная». Два этих принципа считались основополагающими для очищения души и достижения духовных высот.

В тайм менеджменте можно найти аналогию этим принципам. «Память смертная» - осознание ограниченности человеческой жизни и ее временного ресурса, требующее не растрачивать драгоценное время жизни на пустяки. И «внимание к себе», осознанность и осмысленность жизни, постоянное отслеживание и анализ своих действий. Они помогают выработать то обостренное чувство наполненности момента, которое делает жизнь яркой и прекрасной, а не чередой серых скучных будней».

"Время летит все быстрее. Современный деловой человек становится все больше похожим на героя фильма «Осенний марафон». Если еще четверть века назад бегущий с будильником в кармане профессор казался смешным растерянным чудаком, то теперь его образ жизни донельзя близок сегодняшнему поколению «белых воротничков». Как умудриться все успеть? Специально для тех, кто старается, но никак не может поймать время за хвост, существует целая наука - тайм менеджмент - управление временем".

Советы не только для карьеристов

Несколько лет назад генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени»  написал книгу о технологиях тайм менеджмента. Название книги говорит само за себя: «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы». Она пережила уже два издания, в ней содержится огромный информационный капитал по тайм менеджменту, рассказывается об инструментах управления временем, о том, как они работают на практике. По словам самого автора, это программа-максимум по освоению этой темы. Книга серьезная, внушительна как по форме, так и по содержанию и требует немало времени для прочтения. И не только для прочтения, но и для изучения - «Организация времени» очень на­поминает вузовский учебник.

Возможно, именно серьезность и монументальность первой в России не переводной книги по тайм менеджменту послужили поводом к написанию второй книги на эту тему. «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»  стала настоящим бестселлером. Например, в списке бизнес- бестселлеров Интернет-магазина «О» она устойчиво занимает лидирующие позиции. И неслучайно. По словам автора, в новой книге собрана программа-минимум по тайм менеджменту, она написана в жанре «карманного чтива», в так называемом формате easy reading и адресована весьма широкой аудитории - и банкирам, и клеркам, и домохозяйкам.

От слова - к делу

Однако любая, даже самая замечательная книга - это только теория. Как уверяет известный тренер-консультант, исполнительный директор компании LiCO, лауреат премии «Тренер года - 2005» Олег Щеглов: «Знать путь и уметь по нему пройти - не одно и то же». Вечно занятым, крутящимся как белки в коле­се и не находящим времени на чтение менеджерам про­сто необходимо посетить тренинги по тайм менеджменту. В настоящее время очень многие тренинговые компании предлагают различные программы. Как не ошибиться с выбором учебной программы? Как должен быть выстроен эффективный тренинг по управлению временем? Слово Олегу Щеглову:

- Что такое тайм-менеджмент в России с ее бездорожьем и пробками? Очевидно, что «бездорожье и пробки» (то есть внешние факторы, влияющие на личную эффективность) не изменить, наша задача заключается в том, чтобы правильно адаптироваться к ним и учитывать при планировании. Например, на одном тренинге по эффективному использованию времени участники обсуждали та­кую тему: «Как можно повлиять на то, что пиццу на обед постоянно задерживают?» «Это же невозможно терпеть, - возмущались слушатели. - Мы пытались много раз воздействовать на поставщика - не помогает».

Да, действительно, повлиять на компанию-поставщика бывает сложно (внешний фактор), однако можно изменить свои действия. В итоге мы вы­работали три варианта:

• Заказывать пиццу на более раннее время с учетом среднего опоздания (примерно 30 минут).
• Заказывать на то же самое время, но перенести обед на полчаса позже.
• Если пиццу привезут раньше, то ее можно разогреть в микроволновой печи - это лучше, чем разрывать тренинг.

И, возвращаясь к отечественным реалиям, к «бездорожью и пробкам»... Российские программы по эффективному использованию времени применяют западный опыт, однако есть большие отличия от планирования, скажем, в Германии и планирования в России, и это, конечно, важно учитывать в тренинге.

Чему в первую очередь должно уделяться внимание на тренингах по тайм менеджменту?

Многому, но по пунктам это выглядит так:

а) оценке имеющегося ресурса времени.

б) оценке продолжительности задач.

в) ранжированию приоритетов задач.

г) планированию достижения результата (долгосрочному, среднесрочному, ежедневному).

д) работе с поглотителями времени.

е) методам повышения индивидуальной эффективности.

ж) стрессоустойчивости при решении нескольких за­дач одновременно.

- Среди людей каких профессий и должностей такие тренинги рекомендуется проводить чаще? Каких заказов больше - корпоративных или индивидуальных?

Тренинги чаще проводятся корпоративные, в основном для тех сотрудников, у которых постоянно появляется большое количество новых плохо структурированных задач. Чаще всего это специалисты по продажам и по сервису, а также руководители всех рангов.

Как это действует

Что меняется в компаниях после прохождения сотрудниками подобных тренингов?

- Эффективность тренингов можно оценить на двух группах сотрудников, выполняющих однотипные задачи. Сотрудники после обучения  могут выполнять на 10-25% больше задач за отчетный период, чем их «не охваченные» коллеги.

-Как, по вашему мнению, должна строиться работа на протяжении рабочего дня с учетом «передышек»?

- Во-первых, лучше использовать частые короткие перерывы, чем большие и редкие. Для полноценного отдыха перерыв должен как можно сильнее отличаться от работы. Это касается и обстановки, и зрительных, и звуковых, и иных окружающих образов. Во-вторых, нельзя забывать о том, что без регулярных передышек сильно падает эффективность работы.

С чего начинается обучение на тренинге по тайм менеджменту?

Прежде всего, необходимо освоить три вида планирования. Планирование на месяц должно осуществляться укрупненным образом, в основном планируются дневные или более продолжительные события, а также четко запланированные на конкретную дату и время задачи.

Недельное планирование - более детальное. Очень полезно в пятницу сделать обзор всей предстоящей недели, чтобы правильно представлять  свое расписание и расставить приоритеты.

Ежедневное планирование самое гибкое, и здесь главное - понимать, что план дня - это постоянно меняющаяся структура с учетом изменения ситуации и появления новых приоритетов.

Как рассмешить Бога?

От 30% до бесконечности. По моей практике, бес­конечность ограничивается  100-120%. Это не строгий арифметический подсчет, скорее, собственные ощущения, а также ощущения от бесед с коллегами и участниками тренингов. Вы покажете хороший результат, если тренинг зародил в вас искру интереса, затем разжег ее в желание и дал топлива (читай - методики и инструменты), чтобы поддерживать огонь. Если же у вас есть еще и внутренний талант к организованности, то эффект будет просто сногсшибательным. Но, если честно, я пока такого почти не встречал.

Какие слова являются ключевыми для тайм менеджмента? У правильного тайм менеджмента два врага - мы сами и окружающий мир. Соответственно, нас надо убедить, а затем экипировать оружием. А внешний мир надо про­сто учитывать в своих планах, что трудно, но возможно. Для этого нужно знать основных врагов в лицо и также иметь арсенал для управления ими.
Простым языком - это Само­организация, Планирование и Реализация.

Каков контингент слушателей подобных тренингов?

-Я думаю, не так важна профессия, как должность. Наибольшие проблемы со временем - у менеджеров среднего звена. До этого уровня люди выполняют узкопрофессиональные задачи по заранее отточенным технологиям. Находящиеся выше этого уровня люди закалены в боях и входят в пул профессионалов в команде, помогающих не чувствовать сильных проблем.

Как долго сохраняются навыки по тайм-менеджменту после прохождения тренингов? Какие знания и умения, приобретенные на тренинге, необходимо постоянно подпитывать?

После обучения менеджеры должны знать свои сильные и слабые стороны, а также основные инструменты планирования и борьбы с «ворами времени». Часть методик отрабатывается непосредственно на тренинге, что упрощает их внедрение в практику впоследствии. На своем курсе я также даю форму хронометража и прошу участников не полениться и потратить пару рабочих дней на отслеживание своих «во­ров» с тем, чтобы потом начать планомерное выживание их из своей жизни.

Насколько помогают в тайм менеджменте всевозможные технические средства? Как с их помощью создать план организации личного времени?

Все достаточно тривиально, если вы обладаете простейшими навыками работы с компьютером. КПК, совместимый с Outlook - для планирования, блокнот - для важной информации. В итоге вся моя жизнь за год умещается в стопке из 12 блокнотов и не­скольких мегабайтах памяти компьютера. Главное правило - никакого дубляжа информации и наличие ее всегда под рукой.

«Хотите рассмешить бога - расскажите ему о своих планах. Каким об­разом форс-мажор влияет на управление временем и планирование?

- Никаким, если вы его учитываете. Я могу сказать лишь известную вещь - не пытайтесь планировать более 60% своего времени. Все остальное так или иначе будет съедено тем самым форс-мажором. А что он не съест, вы сможете использовать в рамках другого плана - « Weekly to do list ».

Помогают ли навыки, полученные на таких тренингах, не только в карьере, но и в личной жизни?

- Конечно. Например, если я раньше, встав с утра, хаотически перемещался по квартире, по сложно прогнозируемому маршруту, реализуя первые пришедшие в голову мысли и пожелания, то теперь действую осознанно. Экономия времени - 50%. Все вроде просто и очевидно, но уверен, что таких людей, бесцельно бродящих с утра по дому, очень много.

Вера Смагина

Журнал «Тренинги в Бизнесе»