Нестандартный взгляд на манипуляции на совещаниях

Сегодня совещание

В чем смысл подготовки к нему?

С чем мы можем столкнуться:

С какой целью вам будет необходим "бизнес тренинг проведение совещаний"?

Непременным атрибутом деятельности руководителя являются совещания, таким же непременным атрибутом является неудовлетворенность руководителя результатами совещаний. Низкая эффективность коллективных заседаний в сочетании с большими временными затратами — распространенное явление во многих организациях. Как сократить время на бесплодные разговоры, зачастую вроде бы и по существу? Как повысить результативность совместной деятельности? Как выделять главное для всех участников совещательного процесса и решать насущные проблемы? Эти вопросы задают себе многие руководители и пытаются каждый по-своему на них отвечать. На наш взгляд, ключевым вопросом в организации и проведении совещаний служит вопрос: что мешает, отвлекает, уводит в сторону участников совещаний и их руководителя? Что искажает поиск решения проблемы?
производство и совещание 1
Стремление многих руководителей использовать в своей работе «коллективный разум» для достижения результативности деятельности организации и повышения качества принимаемых управленческих решений направлено на получение нового, качественно иного состояния системы, на достижение положительного эффекта от совместной работы , как минимум. Но не всегда получается так как задумывалось. «Хотели как лучше, а получилось — как всегда!». Причин этому можно в каждом коллективе найти превеликое множество, но существуют общие черты, делающие совместные многочасовые заседания и совещания малоэффективными и не сопоставимыми с временными затратами на их проведение. На наш взгляд таковыми причинами являются возникающие в процессе совместной деятельности ИСКАЖЕНИЯ при решении производственных задач. Само возникновение искажений лежит во многообразии человеческой природы и сложности коммуникационных процессов и межличностных отношений, поэтому полностью устранить их невозможно, но сделать влияние искажений минимальным, тем самым повысив эффективность совместной деятельности, можно и нужно. Для этого необходимо не только «знать в лицо» наиболее существенные из искажений, но и уметь их обнаруживать их в повседневной деятельности, знать средства профилактики и способы устранения искажений.

Как подготовить руководителей и повысить их эффективность на бизнес тренинге?
Основным принципом разработки «профилактических мероприятий» по минимизации искажений служит принцип «лечение подобного — подобным», то есть,

«узнавание» искажений
конструирование искажений
трансформация искажений
определение причин искажений
изменение регламента совещания

Результатом проведенной профилактики должен стать специально разработанный регламент совещания, который ориентирован на минимизацию влияния искажений при выработке решений.

В предлагаемой методике работы с искажениями, являющейся основой профилактики, мы опираемся на представление о задаче как «цели, достигаемой в определенных условиях». Данное определение достаточно широко используется в гуманитарном знании, т.е. там, где активным участником процесса является человек. И для того, чтобы представление об искажениях не связывалось с какой-то определенной сферой деятельности, мы рассмотрим задачу, несвойственную для производства, тем не менее, знакомую каждому — празднование дня рождения.
Итак,

ЗАДАЧА=ЦЕЛЬ+УСЛОВИЯ

ЗАДАЧА: отметить свой день рождения
ЦЕЛЬ: Получить удовольствие от встречи с приятными людьми
УСЛОВИЯ: домашние, 7 гостей.

Из приведенной ниже таблицы курсивом выделен текст, имеющий отношение только к указанной задаче, в то время как остальной текст представляет собой характеристику искажений, присущих многим производственным коллективам. Заменяя курсив на высказывания отдельных участников недавнего совещания, можно увидеть искажения применительно к вашей организации.

Цели	Цель как ЖЕЛАНИЕ получить результат. Дальнейшие действия участников направлены на удовлетворение этого желания.	Будет всем весело.	Мотивация достижения указанной цели основана преимущественно на желании получить результат любой ценой, без учета реальных возможностей: «надо получить прибыль.., чтобы наверху были все довольны…,» Распространенное явление при командно-административном стиле управления, характеризуется такими стереотипными высказываниями как « меня не волнует как вы это сделаете, мне важен результат...», «... и чтобы все было идеально!»
	Цель как НЕЖЕЛАНИЕ повторения прошлого негативного опыта. Совещание направлено на решение (возможно новое) уже известной задачи.	Я редко справляю день рождения.	Суть искажения в стремлении избежать уже знакомых неприятностей: «надо это сделать, а то опять нам попадет». За этим искажением маскируется стремление не учитывать и избегать новых, возникших в последнее время условий функционирования организации.
	Цель подменяется СРЕДСТВОМ достижения. Дальнейший ход совещания строится как обсуждение этих средств.	У меня скоро день рождения, надо позвать гостей.	Искажение возникает а)при попытке скрыть истинную цель от коллег (распространено при решении политических задач) и b) при нечеткости цели, но явном наличии ресурсов (информационных, материальных, финансовых, людских), что преимущественно наблюдается в бюджетных организациях и там, где необходимо «осваивать средства». И решение задачи сводится к выбору, оценке и манипуляциям со средствами достижения цели.
	Цель подменяется более общей целью. Конструктивность совещания резко снижается, приобретает глобальный, демагогический характер.	Хочу устроить настоящий праздник.	Искажение является следствием неразвитости орг.структуры менеджмента, в частности — разграничения и делегирования полномочий, когда остается неясным: КТО, ЧТО, КАК, либо это трудно сделать. Характеризуется фразами вида: «нам всем надо объединиться, мы – одна команда… , мы же хотим жить лучше…, в мире наступил кризис, поэтому...»
	Цель «размыта», неконкретна, насыщена эмоциями. Как результат, совещание заходит в тупик , выяснение отношений, перепалку между отдельными участниками.	Жизнь так скучна, требует хоть какого-нибудь разнообразия.	Данное искажение есть следствие проявления личностных интересов и амбиций, носит исключительно психологический характер и проявляется независимо от коллектива, который решает конкретную задачу. « опять я у вас крайний…, вот вы мне скажите…., мы так ни к чему не придем…, нам предстоит большая и трудная работа…» При достаточно частой повторяемости ситуации необходима психологическая коррекция инициатора искажения.

Основными причинами возникновения искажений ЦЕЛИ могут быть, незрелость коллектива, авторитарный стиль руководства, высокая полярность в интеллектуальном потенциале, низкая корпоративная культура, отсутствие или незначимость (формальность) корпоративных стандартов. Поэтому,

совместная разработка корпоративных стандартов,
тренинг по командообразованию,
повышение однородности коллектива,
снижение влияния фрустрирующих ситуаций

послужат мерой профилактики возникновения искажений цели.

Условий	Отсутствуют формальные описания условий – они «подразумеваются». Совещание проходит в поиске этих условий.	Да, займем у кого-нибудь.	Признак неясной конфигурации ресурсов, необходимых для решения задачи. Не конкретизирована потребность задачи в финансовых, людских, информационных, материальных и проч. ресурсах.
	Условия подменяются достигаемой ЦЕЛЬЮ. Совещание сводится к обсуждению только цели, и неконструктивно в отношении процесса решения, то есть, как решать задачу остается неясным.	Будут песни, танцы, угощение.	Аналогично предыдущему с необходимостью дополнительной положительной мотивации участников решения задачи.
	Условия избыточны. Совещание сведено к обсуждению всевозможных условий, выдвинутых участниками.	Обязательно надо созвониться с Сидоровыми, предупредить их хотя бы за месяц.	Зачастую возникает как реакция на повышенную тревожность участников решения задачи при достижении такой цели, которая не соответствует возможностям организации.
	Условия подменяются формой их представления (документ, отчет и т.д.)	А почему ты в список не записала прибор для рыбы.	Признак рассогласованности между участниками решения задачи в определении существенных условий ее решения.
	Условия подменяются «уже известными» по решению схожей задачи, при этом, вероятность игнорирования новых условий весьма высока.	Да что тут думать: оливье, сельдь под шубой, мандарины...	Показатель стремления участников минимизировать собственные усилия в поиске решения задачи.
	Условия поменяются механически (без явной связи с целью).	Надо стул починить,- сиденье болтается.	Признак наличия более актуальной цели к которой стремятся участники совещания. Необходимо выяснить какой цели соответствуют указанные условия, эта цель может оказаться более значимой, чем поставленная.

Причинами возникновения искажений УСЛОВИЙ являются прежде всего слабая координация совместных действий, отсутствие однозначного понимания процессов, происходящих в организации либо их чрезмерная закрытость. Следовательно, меры, направленные на повышение:

коммуникабельности,
согласованности
координированности
транспарантности (прозрачности и открытости) деятельности

участников производственного процесса приведут к минимизации влияния искажения условий.

Процесса	Процесс не структурирован по времени (нет синхронных и асинхронных элементов).		Признак неявной конфигурации, прежде всего, временных ресурсов.
	Процесс приводит к решению другой задачи (объектное соскальзывание).	Надо обязательно пригласить Ивана Ивановича с супругой, Никифоровых — мне еще кредит получать...	Указывает на тенденцию руководителя к манипулированию остальными участниками процесса без снижения ценности данной задачи.
	Процесс приводит к решению другой задачи (субъектное соскальзывание).	Значит так, рыбу будем покупать в 33 магазине, у них на 5% дешевле, фрукты - ...	Аналогичная тенденция при высокой значимости иной задачи для инициатора искажения и заниженной ценности данной задачи.
	В описании процесса отсутствует или неявно существует модальность действия, ответ на вопрос КАК становится затруднительным.	Для этого нам надо 4 кг. Мяса... и еще хочу, чтобы были цветы...	Признак имитирования процесса решения: «как бы так сделать, чтобы ничего не делать».
	В процессе решения происходит изменение существенных параметров задачи: цели, условий, ресурсов. Решается совсем иная задача.	Думаю надо еще лобстеров, черной икры, папайю и 1кг маракуйи для салата по малайски.	Признак малого конкретного опыта решения задач. Характерная ситуация для неустойчивых коллективов с невысокой командной культурой и низким уровнем совместной деятельности.

Действенной мерой профилактики для самого распространенного вида искажения ПРОЦЕССА — соскальзывания служит способ построения алгоритма решения. В настоящее время приняты три вида построения алгоритма решения задачи:

ПРЯМОЙ
ОБРАТНЫЙ
СМЕШАННЫЙ

Сам процесс решения задачи представляет собой последовательность действий, переводящих систему из актуального состояния в потенциальное.

При этом, ПРЯМОЙ алгоритм подразумевает последовательность шагов, в которой первым шагом служит актуальное состояние, следующим шагом служит состояние системы после первого шага и т.д. В процессе ПРЯМОГО построения алгоритма происходит пошаговая оценка соответствия состояния изменения системы потенциальному состоянию.

ОБРАТНЫЙ алгоритм в качестве первого шага предусматривает состояние системы предшествующее потенциальному, следующим шагом служит состояние, предшествующее первому и т.д. Шаги подвергаются оценке на соответствие актуальному состоянию системы.

СМЕШАННЫЙ алгоритм является композицией прямого и обратного при соответствующих оценках.

производство и совещание

Как показывает опыт, построение алгоритма по типу обратного существенно снижает возможность искажений и сокращает время проведения совещаний, но рассчитывать на качественное увеличение эффективности совместной деятельности следует при использовании смешанного алгоритма.

Назад к списку

расписание открытых тренингов

Нестандартный взгляд на манипуляции на совещаниях