Планирование времени. Пример фотографии рабочего дня
управление временем эффективное Наблюдение
Формирования расписания проведения фотографии рабочего дня.
Фотографирования рабочего времени зависит от следующих моментов:
1. Существует ли периодичность в деятельности наблюдаемого сотрудника и какова она? Так, у руководителей, как правило, существует недельный цикл рабочего времени. Например, по понедельникам они посещают совещания у руководства по общим вопросам, по вторникам проводят собственные совещания отдела, по четвергам посещают обособленные подразделения, по пятницам участвуют в рабочих группах по маркетинговой стратегии и тому подобное. А, у сотрудника отдела кадров существует ежедневная периодичность. Так, с 11 до 14 часов он осуществляет собеседования с новыми сотрудниками при приеме, а с 17 до 18 — оформляет документы увольняемым сотрудникам.
2. Намечены ли какие-либо мероприятия, которым может повредить проведение Фотографирования рабочего времени. Все наблюдения не должны наносить ущерб деятельности организации заказчика, иначе лучше перенести время наблюдений. Или если в период наблюдения будет отрабатываться инновации и существенно отличающиеся от стандартных методы работы, то нахождение рядом наблюдателя может исказить результаты самого наблюдения из-за волнения. В таких случаях Фотографирования рабочего времени лучше перенести на период, когда рабочая обстановка будет более штатной.
3. Насколько типовой будет деятельность в запланированное расписание? Стоит избегать таких дней для наблюдения, когда планируется какое-либо разовое крупное событие, например прием крупного иностранного поставщика, переезд организации
4. Если Фотографирования рабочего времени планируется проводить для нескольких сотрудников, то важно предусмотреть, чтобы все они в это время работали (не находились в командировках, отпусках, вести сами бизнес тренинги, обучаться на открытых тренингах или корпоративных бизнес семинарах.
Пример Фотография рабочего времени
Планирование при помощи фотографии рабочего дня или как использовать фотографию рабочего времени для удачного планирования?
Как правильно осуществлять управлением временем сотрудника с помощью карты рабочего времени?
Давайте разделим все время и операции на несколько категории:
- А - это непосредственно работа, производственная деятельность сотрудника и
- Б - разного рода непроизводственная активность, перерывы
Это позволит нам сформировать подобную сводную таблицу:
|
№ п/п |
Наименование операции |
Длительность, мин |
% от Тсм |
|
|
А – Работа |
||
|
I |
Подготовительно-заключительная |
|
|
|
1 |
Подготовка к работе |
4 |
0,7 |
|
2 |
Вход в систему |
1 |
0,2 |
|
|
Итого: |
5 |
0,9 |
|
II |
Оперативная |
|
|
|
1 |
Оформление перевода сотрудника |
75 |
13,8 |
|
2 |
Оформление табеля учета рабочего времени |
23 |
4,2 |
|
3 |
Консультация посетителя |
2 |
0,4 |
|
4 |
Копирование документов |
3 |
0,6 |
|
5 |
Оформление отпусков за свой счет |
35 |
6,5 |
|
6 |
Оформление б/л |
193 |
35,7 |
|
7 |
Оформление очередных отпусков |
56 |
10,4 |
|
8 |
Подготовка приказа о поощрении |
2 |
0,4 |
|
9 |
Работа с базой «Консультант» |
18 |
3,3 |
|
10 |
Переход в бухгалтерию за документами |
3 |
0,6 |
|
11 |
Прием заявки на оформление пропуска |
1 |
0,2 |
|
12 |
Служебный разговор |
28 |
5,2 |
|
13 |
Телефонный разговор |
34 |
6,3 |
|
|
Итого: |
473 |
87,8 |
|
III |
Непроизводительная работа |
|
|
|
1 |
Поиск приказа для выдачи в бухгалтерию |
8 |
1,5 |
|
|
Итого: |
8 |
1,5 |
|
|
Итого работы: |
486 |
90,0 |
|
|
Б - Перерывы |
||
|
I |
Зависящие от исполнителя |
|
|
|
1 |
Прием пищи |
33 |
6,1 |
|
2 |
Отдых и личные надобности |
19 |
3,5 |
|
|
Итого: |
52 |
9,6 |
|
IV |
Не зависящие от исполнителя |
|
|
|
1 |
Перезагрузка компьютера |
2 |
0,4 |
|
|
Итого: |
2 |
0,4 |
|
|
Итого перерывов: |
54 |
10,0 |
|
|
Всего затрат: |
540 |
100,0 |
Фотография рабочего дня или расчет времени - такая форма наблюдения, во время которой измеряются промежутки времени (затраты времени) за определенный период работы отдельного исполнителя. Возможно наблюдение над группой (групповая фотография).
В результате наблюдатели получают их точный список: чем именно занимался конкретный сотрудник и какой период времени эта деятельность у него на это был затрачен.
Скачать форму ФВС для 1-С предприятия здесь
