Карта или фотография рабочего времени. Тайм-менеджмент
тайм-менеджмент или эффективное использование рабочего времени
Фотография рабочего времени - это особый вид измерения и наблюдения в производственной практике.
В течение которого фиксируется время, затраченное сотрудником на каждое его значительное действие, совершаемое во время рабочего периода: дня, смены, суток в зависимости от его длительности. Такие действия могут быть как связанны, так и не связанны с его рабочими задачами.
Наблюдение продолжается несколько рабочих дней, чаще без ведома сотрудника. При этом самым действенным способом является съемка на камеру с одновременным наложением времени в углу картинки. Это существенно облегчает работу аналитика или консультанта. Видео информация в последствии превращается в детализированный отчет о затратах времени в виде понятных, с первого взгляда, заказчику диаграмм и таблицы фотографии рабочего времени сотрудника.
Как составляется диаграмма отчета «Карта рабочего времени»:
- выявляются основные блоки времени и затем все время сотрудника объединяется в эти группы согласно полученной видеозаписи.
- рассчитывается точный срез информации о том, на какие группы и виды деятельности и в каких пропорциях тратил этот сотрудник свое рабочее время.
Необходимо несколько повторяющихся записей через двух-трех недельный промежуток. Это связано с тем, что какой-то период его деятельность может быть «моно групповой». Например, в день съемки сотрудник готовил ежегодный отчет и писал его с 9.00 до 18.00 «не вставая», так как опаздывал с его сдачей. Избежать подобных выбросов поможет выборочная съемка через 5, 7 и 14 дней после первого захода.
Результатом этих четырех заходов может быть общая «Карта рабочего времени» сотрудника определенного отдела.
Задача понять кому и с какой целью необходима "Фотография рабочего времени" или как ее называют "Фотография рабочего дня"?
- определение работников, которые неэффективны в использовании своего рабочего времени
- накопление опыта наиболее ценных и эффективных сотрудников
- получение исходных цифр и материалов для выработки постоянных и временных и расчетных норм для каждой рабочей задачи
- оптимизация бизнес-процессов в компании
- нормирование
- выявление отклонений или причин отхода от выполнения норм
- ФРВ применяется у тех сотрудников с невысокой отдачей и плохой эффективностью, с целью повышения отдачи за счет обоснования измеренными нормами.
- определение у сотрудников основных источников потерь рабочего времени
С чего начинать Карту рабочего времени:
Каким еще способом можно сформировать "Фотографию рабочего дня" без использования видео?
- на встрече компании Заказчика, решившей составить «Карту рабочего времени» своих сотрудников, и компании - Исполнителя согласовывается главная цель проведения фотографии рабочего времени, составляется график и оговаривается общее количество периодов наблюдения.
Наблюдатель обычно присутствует на рабочем месте в течение нескольких дней в оговоренный интервал времени.
Часы для фиксации деятельности и наблюдения должны быть разбросаны по рабочему дню: с утра, в середине дня, после обеда, вечером.
- Перед наблюдением проводится общее совещание всех сотрудников отдела с наблюдателем (ми) для знакомства и объявления цели присутствия его на их рабочем месте.
Цель данной работы чаще всего проговаривается как иная, более "побочная" по отношению к непосредственно измерению затрат рабочего времени:
Например:
- проверить методики работы с клиентом всего отдела,
- эффективность коммуникаций или
- распределения функций между специалистами и прочее.
В итоге, напряжение сотрудников в роли «наблюдаемых» и «надсматривыемых» будет сглажено таким анонимным, не привязанным к конкретному человеку измерением.
Если составляется общая «Карта рабочего времени», где предоставляются усредненные анонимные данные по всем сотрудникам отдела, то главная цель наблюдения может быть озвучена сразу.
Также сообщается, кому и как именно будут предоставлены полученные результаты. Расписание работы и дни прихода наблюдателя не следует сообщать.
В назначенные дни наблюдатель проводит по нескольку часов в рабочей зоне сотрудников, при этом делает заметки.
Далее вся собранная информация так же обрабатывается, как и в случае видеозаписи и предоставляется руководителю в виде отчета.
В зависимости от цели отчет может сопровождаться рекомендациям, например повысить данному сотруднику свою эффективность - для этого пройти специальный бизнес тренинг.
Бизнес тренинги позволят существенно вырастить производительность труда, хотя бы исключив дублирование функций и простои.
А значит как анализ карты рабочего времени и фотографию рабочего дня мы делали с пользой.
В разделе "Тренинги по управлению временем" можно узнать как LiCO, и где проводит тренинги по тайм менеджменту и управлению временем. Можно узнать ведущих бизнес тренеров этих бизнес-тренингов, ознакомится с отзывом (ами) участников. Там же выделяется отдельный фрагмент, посвященный фотографиям рабочего времени.
