Заявка на обратный звонок
* поле, обязательное для заполнения
Бизнес тренинги и семинары,
в любом городе России и за ее пределами
Секретариат
+7 (495) 748-01-82, +7 (812) 331-98-03
office@lico.ru
Клиентский отдел
+7 (499) 577-02-36, +7 (812) 425-60-11
,

Карта или фотография рабочего времени. Тайм-менеджмент

тайм-менеджмент или эффективное использование рабочего времени

распределение рабочего времени 

Фотография рабочего времени - это особый вид измерения и наблюдения в производственной практике.

В течение которого фиксируется время, затраченное сотрудником на каждое его значительное действие, совершаемое во время рабочего периода: дня, смены, суток в зависимости от его длительности. Такие действия могут быть как связанны, так и не связанны с его рабочими задачами.

Наблюдение продолжается несколько рабочих дней, чаще без ведома сотрудника. При этом самым действенным способом является съемка на камеру с одновременным наложением времени в углу картинки.  Это существенно облегчает работу аналитика или консультанта. Видео информация в последствии превращается в детализированный отчет о затратах времени в виде понятных, с первого взгляда, заказчику диаграмм и таблицы фотографии рабочего времени сотрудника.
Как составляется  диаграмма отчета «Карта рабочего времени»:

  • выявляются основные блоки времени и затем все время сотрудника объединяется в эти группы согласно полученной видеозаписи.
  • рассчитывается точный срез информации о том, на какие группы и виды деятельности и в каких пропорциях тратил этот сотрудник свое рабочее время.

Необходимо несколько повторяющихся записей через двух-трех недельный промежуток. Это связано с тем, что какой-то период его деятельность может быть «моно групповой». Например,  в день съемки сотрудник готовил ежегодный отчет и писал его с 9.00 до 18.00 «не вставая», так как опаздывал с его сдачей. Избежать подобных выбросов поможет выборочная съемка через 5, 7 и 14 дней после первого захода.

Результатом этих четырех заходов может быть общая «Карта рабочего времени» сотрудника определенного отдела.

Задача понять кому и с какой целью необходима  "Фотография рабочего времени" или как ее называют  "Фотография рабочего дня"?

  • определение работников, которые  неэффективны в  использовании своего  рабочего времени
  • накопление опыта наиболее ценных и эффективных сотрудников
  • получение исходных цифр и материалов для выработки постоянных и временных и расчетных норм для каждой рабочей задачи
  • оптимизация бизнес-процессов в компании 
  • нормирование 
  • выявление отклонений или причин отхода от выполнения норм 
  • ФРВ применяется у тех сотрудников с невысокой отдачей и  плохой эффективностью, с целью повышения отдачи за счет обоснования измеренными нормами. 
  • определение  у сотрудников основных источников потерь рабочего времени 

 работа с клиентской базой, встречи с клиентами, звонки и переговоры

С чего начинать Карту рабочего времени:

 Каким еще способом можно сформировать  "Фотографию рабочего дня" без использования видео?

  • на встрече компании Заказчика, решившей составить «Карту рабочего времени» своих сотрудников, и компании - Исполнителя согласовывается главная цель проведения фотографии рабочего времени, составляется график и оговаривается общее количество периодов наблюдения.

Наблюдатель обычно присутствует на рабочем месте в течение нескольких дней в оговоренный интервал времени.
Часы для фиксации деятельности и наблюдения должны быть разбросаны по рабочему дню: с утра, в середине дня, после обеда, вечером.

  • Перед наблюдением проводится общее совещание всех сотрудников отдела с наблюдателем (ми) для знакомства и объявления цели присутствия его на их рабочем месте.  

Цель данной работы чаще всего проговаривается как иная, более "побочная" по отношению к непосредственно измерению затрат рабочего времени:

Например:

  • проверить методики работы с клиентом всего отдела,
  • эффективность коммуникаций или
  • распределения функций между специалистами и прочее.

В итоге, напряжение сотрудников в роли «наблюдаемых» и «надсматривыемых» будет сглажено таким анонимным, не привязанным к конкретному человеку измерением.

Если составляется общая «Карта рабочего времени», где предоставляются усредненные анонимные данные по всем сотрудникам отдела,  то главная цель наблюдения может быть озвучена сразу.

Также сообщается, кому и как именно будут предоставлены полученные результаты. Расписание работы и дни прихода наблюдателя не следует сообщать.

В назначенные дни наблюдатель проводит по нескольку часов в рабочей зоне сотрудников, при этом делает заметки.

Далее вся собранная информация так же обрабатывается, как и в случае видеозаписи и  предоставляется руководителю в виде отчета.

В зависимости от цели отчет может сопровождаться рекомендациям, например повысить данному сотруднику свою эффективность - для этого пройти специальный бизнес тренинг.

Бизнес тренинги позволят существенно вырастить производительность труда, хотя бы исключив дублирование функций и простои.

А значит как анализ карты рабочего времени и фотографию рабочего дня мы делали с пользой.

управление временем

В разделе "Тренинги по управлению временем" можно узнать как LiCO, и где проводит тренинги по тайм менеджменту и управлению временем. Можно узнать ведущих бизнес тренеров этих бизнес-тренингов, ознакомится с отзывом (ами) участников. Там же выделяется отдельный фрагмент, посвященный фотографиям рабочего времени.

Назад к списку