Существуют следующие формы построения деловых взаимоотношений с иностранцами:
Это один из основных видов контактов. Она организуется по инициативе одного из участников путем личной договоренности, либо назначение встречи происходит по телефону, либо письмом о назначении встречи и т.д.
При определении времени встречи не принято оказывать давление на иностранного партнера, в особенности, если вы сами являетесь инициатором встречи. Поэтому, прибегают к различного рода оговоркам. Например: "В любое удобное для для Вас время. Со своей стороны: “Иванов предлагает второю половину дня" и т.п.
Местом встречи может быть помещение одного или другого участника встречи. Встречи могут происходить па территории одного из участников (по очереди) или па нейтральной территории.
В системе МИД СССР, например, существуют специальные помещения для ведения переговоров.
Желательно, чтобы число участников с одной стороны не превышало числа участников с другой стороны. Не следует допускать на беседу посторонних лиц, не имеющих непосредственного отношения к теме встречи.
Язык встречи определяется по договоренности сторон при ее организации. Им может быть язык страны пребывания, язык страны посетителя, или язык какой-либо третьей страны.
Желательно, предмет встречи оговаривать заранее для того, чтобы стороны могли к ней хорошо подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы и пр.
Перед встречей необходимо приготовить помещение. На столах не должно быть никаких лишних документов, сейфы и шкафы должны быть закрыты. На столе должны лежать блокноты, карандаши, ручки, стоять вода и фужеры (по кол-ву участников). Если не запрещено курить, могут лежать сигареты, спички, стоять пепельницы. Не следует ставить на стол бутерброды, фрукты, конфеты, т. к. предполагается рабочая деловая встреча. Бутерброды, чай, кофе и т.д. подают в том случае, если беседа длится в течение многих часов.
Если встреча проводится как гостевая (первый или прощальный визит), то можно предложить гостям чашку кофе или чая (в редких и, особенно, торжественных случаях, в частности, когда люди были хорошо знакомы).