Откровенно - секретарь и руководитель проектными продажи

Я работаю секретарем, и ко мне часто обращается руководитель другого подразделения который занимается проектными продажами, которому я по должности не подчиняюсь, с просьбой выполнить различные поручения: набрать документ, сделать ксерокопии и т. п. Отказать неудобно и не хочется портить отношения, но эти просьбы отвлекают меня, иногда приходится задерживаться после работы. Как мне быть, проектные продажи - дело менеджеров?

Секретарь - профессия сервисная, к тому же статус руководителя проектных продаж, несомненно, выше, чему любого секретаря в компании, что, несомненно, провоцирует желание воспользоваться ее временем, и якобы бесплатностью.

Сказать руководителю: 'Это не моя работа' - можно, конечно. Но исходы могут быть различными:

• поймет и не будет больше просить, что, к сожалению, редко бывает;
• рассердится и начнет придираться;
• пожалуется непосредственному руководителю (да еще, возможно, и сгустит краски).

Другими словами, вероятность положительного результата не более одной трети. Что ж, получается, делай все, что просят, и терпи? Нет, конечно.

Что посоветовала подруга из другой компании, где нет проектов и проектных продаж

Как только этот человек подойдет к вам в следующий раз с просьбой, ни в коем случае не выказывайте ему своё неудовольствие (ведь некоторым начальникам нравится, чтобы другие делали то, что они хотят).

Напротив, скажите: "Здравствуйте, Виктор Васильевич!" - и приветливо улыбнитесь. В ответ на просьбу выполнить поручение искренне огорчитесь и скажите, что с радостью выполнили бы его, но Иван Петрович (ваш непосредственный руководитель) дал срочную работу (если вы, конечно, в данный момент чем-то заняты).
Вы беретесь выполнить поручение и ждете, пока Иван Петрович даст вам другое. После этого, как только зайдет Виктор Васильевич, начинайте выполнять задание непосредственного руководителя. Если вопрос у Виктора Васильевича срочный, скорей всего, он найдет другого исполнителя.
Вы говорите, что, конечно же, сделаете это, если успеете, и начинаете просматривать свой ежедневник с записями заданий и временем, необходимым для их исполнения. Как вариант, читайте вслух - задумчиво, снабжая комментариями: "Так, напечатать документ такой-то. .. 40 минут, если компьютер не зависнет, 25 минут - совещание... если не задержатся". Из списка, очевидно, что эти дела займут весь рабочий день и вряд ли у вас будет время на выполнение просьбы Виктора Васильевича. Но говорить об этом прямо не надо. Затем выжидающе поднимите на него глаза. Возможно, в этот момент Виктор Васильевич примет решение попросить кого-нибудь другого.
Вы говорите, что готовы выполнить просьбу, раз это так важно. При этом ваше лицо выражает понимание, сочувствие, готовность помочь. "Подождите минуточку, мне надо кое-что уточнить..."

Звоните по телефону, якобы домой, и спрашиваете, может ли бабушка сегодня забрать ребенка из детского сада (соседка - сходить на родительское собрание). Редкий человек воспримет это спокойно.
Вы спрашиваете у вашего руководителя: "Можно ли выполнять поручения других сотрудников, например, Петрова?" При этом не сообщайте о том, кто именно вас просит ("многие"). Затем говорите Виктору Васильевичу, что, к сожалению, Иван Петрович не разрешает вам выполнять другие поручения.
Вы говорите, что выполните просьбу, и либо делаете работу очень медленно, всякий раз сообщая, что скорость замедляют другие срочные поручения от Ивана Петровича (можно даже перечислить некоторые из них, особенно значительные), либо в документе окажется много ошибок и все будет перепутано. Даже если Виктор Васильевич пожалуется Ивану Петровичу, скажите ему, что спешили, так как у вас и так много своих обязанностей. Скорее всего, он все поймет.

Вы также беретесь выполнить поручение, но, как только Иван Петрович просит вас о чем-то, говорите, что сейчас выполняете срочную просьбу Виктора Васильевича. Нескольких раз будет достаточно либо для получения запрета на выполнение чужих просьб, либо для выяснения отношений между самими начальниками.
Вы можете и сами придумать массу способов, как защитить себя от лишней работы и сохранить хорошие отношения со статусными сотрудниками. Важно лишь помнить, что ваши личные чувства к человеку должны быть исключительно позитивными. Вы ведь понимаете, желание начальника получить больше услуг с меньшими затратами. И ваша доброжелательность, готовность помочь не позволят ему заподозрить вас в злом умысле. Варьируйте способы отказов, рассматривайте это как интересную творческую задачу!
В случае с сотрудником не статусным, который вас просит о чем-нибудь, можно действовать более открыто.

Посмотреть ему в глаза, назвать по имени и сказать: "Мне очень жаль. У меня много другой работы". А если работы нет, то можно и помочь, только оговорите, почему вы это делаете: "Сейчас работы мало, я могу уделить вашей просьбе 15 минут". Это позволит не превращать любезность секретаря в обязанность.

Выводы:

Переход в матричную структуру сложен и является для многих сотрудников испытанием.