Рациональное планирование личного и рабочего времени
управление временем или Тренинг тайм менеджмент
Планирование рабочего времени
Преимущества владения искусством самоменеджмента (тайм менеджмента) состоят в следующем:
- работа выполняется с меньшими затратами времени.
- правильная организация труда приносит более эффективные результаты в работе.
Время – продукт очень дефицитный. Однако, вполне реально сделать так, чтобы за определенный промежуток времени успевать намного больше. Чтобы не упускать время, нужно тратить его рационально. Руководитель всегда находится в трёх измерениях: в настоящем, прошлом и будущем. Но вот время, к сожалению, необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. И пока руководитель «бьется» над одной насущной проблемой, на смену ей приходит новая. Для того, чтобы понять всю подноготную данной ситуации, необходимо выяснить причины дефицита времени. На тренинге по тайм менеджменту так и ставят задачу. Зачастую причины дефицита времени заключаются в следующем:
- постоянная спешка.
- бесплановость работы.
- доработка отдельных рабочих моментов дома, вне рабочего времени.
- переутомление.
- суетливость.
- частая смена незаконченных частей разных дел.
При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах его эффективного выполнения, которые возможно лучше, чем тот, который пришёл на ум первым. При бесплановой работе руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. Планирование рабочего врем У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов. Часто руководители берут «работу на дом». При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу. Руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и, в конечном итоге, ведёт к упадку здоровья. Переутомление является результатом плохой организованности дня, но также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. Низкая мотивация персонала «на планирование времени» является «рваный» график и переутомление.
Следовательно, каждому руководителю следует проводить инвентаризацию своего времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающего дефицита времени (рис.1).
Инвентаризация времени включает в себя:
- анализ используемого времени.
- анализ временных потерь.
- разбор «поглотителей» времени.
Но ничто так не повышает рациональное использование времени как его планирование. Планирование начинается с цели. Если у руководителя есть осознанная цель, то все его действия будут неосознанно направляться на достижение этой цели. Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемые и случаются чаще.
Для того чтобы добиться успеха, необходимо правильно выбрать цели.
Путём анализа своих способностей руководитель определяет, что вообще он можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей располагает. Возможно также составление списка крупнейших неудач и поражений с краткой характеристикой и не предвзятой оценкой таковых. Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны.
Формулирование целей - это последняя ступень постановки целей, необходимая для последующей стадии планирования. Доказано, что если уделять планированию своего рабочего дня хотя бы 10 минут в день, то можно сэкономить до двух часов.
Начать следует с составления плана на несколько лет вперед. Следующим этапом – составить план на период времени равный году. При реализации плана желательно придерживаться заданной хронологии выполнения дел. Квартальный план детализирует и дополняет годовой. Он в свою, очередь, является основой для составления плана на месяц. Далее - декадный план. Это ещё более детальный, точный прогноз планируемого периода. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени. План на день обычно составляется в форме так называемого «Дневника времени».
«Дневник времени» – важнейшее рабочее средство самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. Он является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.
Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.
Важнейшим аспектом экономии времени является то, что руководитель должен заниматься строго своими обязанностями. Он не должен заниматься непосредственной деятельностью других сотрудников в следствии недоверия к ним или по другим причинам. Идя дальше, следует отметить, что руководителю, в силу своей занятости, просто необходимо делегировать часть своих полномочий другим лицам.
Руководитель в течение своего рабочего дня и всего рабочего времени имеет дело с множеством документов. Это самая важная фаза, так как все остальные фазы нуждаются в ней. Информация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией. Он подразумевает под собой рациональное чтение, которое включает в себя определение какую именно информацию необходимо получить, краткое ознакомление с материалом через его содержание и выяснение, присутствует ли она в нем. Не лишним будет познать различные методики чтения, которые убыстряют этот процесс.
Что касается инструментов планирования, средств, при помощи которых руководитель фиксирует свои планы на день, квартал, месяц… то, в зависимости от предпочтений, это могут быть:
1. Инструменты электронного планирования, так называемые «электронные ежедневники»:
- персональные информационные программные менеджеры, такие как Microsoft Outlook, содержащие в себе не только почтовый сервис но и календарь, содержащий удобные инструменты организации рабочего времени.
- электронные календари глобальной информационной сети Интернет со встроенным сервисом напоминаний обо всех мероприятиях по SMS и e-mail, а также возможностью синхронизации календаря с мобильным телефоном. Например, календарь Google.
2. Инструменты для планирования на бумажном носителе:
- бумажный ежедневник. В него удобно заносить долгосрочные цели и задачи, которые следует выполнить в перспективе от одного до нескольких месяцев или же лет.
- стикеры. Служат напоминанием для первоочередного совершения определенных действий.
Руководитель, при планировании личного и рабочего времени, по своему усмотрению, может использовать одновременно как несколько инструментов планирования, так и один, наиболее удобный для себя метод планирования.
Руководителю, как и его подчиненным, для достижения эффективного планирования личного и рабочего времени, ощутимую пользу принесет тематический бизнес тренинг LiCO:
